提供符合往访国驻华使馆要求的邀请信有助于顺利获取签证。邀请信函应按一定格式书写或打印。因公出国团组邀请信函用纸应为标有邀请单位名称（地址、电话、传真等）的公文纸。邀请信函的内容应包括：（1）被邀请人的姓名、性别、出生年月日、出生地址、护照号码、身份、工作单位名称、地址和电话或家庭住址、电话；（2）邀请目的（比如：商贸考察、参加国际会议、经贸洽谈、展览等）；（3）行程安排、访问地点；（4）在国外的费用由谁负担；（5）邀请信函签发时间、地点；（6）邀请人亲笔签名。
有的国家要求邀请信函由该国外交部、内政部或其他主管部门的确认。
